לפני שמציעים שירות משפטי חוזר, בודקים את תוכנית העבודה לתיק

ניתוח המשימה הרגילה והצפת הנספח החדש לשותף

במשימה הרגילה, עורך הדין משווה את סעיפי התשלום, סיום ההסכם והאחריות לעמדות שאישר הלקוח. רשימת הסוגיות מציינת לכל פער מהותי את הסעיף, את ההבדל מעמדת הלקוח, את משמעותו ליעד העסקי ואת התיקון המוצע. הטיוטה צריכה ליישם את אותה המלצה. השותף יכול לבדוק אם ההצעה נשענת על נוסח מסוים ועל הנחיה ברורה, ולא להסתפק באזהרה כללית מפני סיכון שאין לצדה הסבר לתיקון.

לשותף נמסרים ההסכם שנבדק, עמדות הלקוח ששימשו בסיס, רשימת הסוגיות, הטיוטה והשאלות הפתוחות. הוא בודק את הביסוס ואת ההתאמה בין התוצרים. בפיילוט מתעדים גם מקרים שבהם השותף נאלץ לשחזר את הניתוח כדי להבין את ההמלצה. זו דרך להבחין בין בדיקה מקצועית נחוצה לבין עבודה חוזרת שאפשר היה למנוע באמצעות הנמקה ברורה יותר. ההבחנה חשובה להערכת השירות שהמשרד שוקל להציע.

במשימה השנייה הלקוח משנה את ההנחיה: הוא שולח נספח חדש של הספק ומבקש לכלול אותו בבדיקה. הנספח מאפשר לספק גישה למידע אישי של עובדים ומפנה לתנאים מקוונים נפרדים בנושא עיבוד מידע. עורך הדין מציף לשותף את שני המסמכים, בלי להניח שבדיקת המומחה שלהם כלולה בשירות המקורי. כעת נדרשת החלטה לגבי העבודה הנוספת שיש להציע ללקוח והאחריות לביצועה.

שימור העבודה הקיימת והעברת החריגה בעזרת Wisanna

השינוי אינו מחייב להתחיל הכול מחדש. זהות הלקוח, היעדים העסקיים והעמדות החוזיות המאושרות יכולים להישאר בשימוש לאחר בדיקת עדכניותם. אפשר לשמר גם ניתוח של סעיפים שלא הושפעו, לאחר בדיקת הקשרים שלהם למסמכים החדשים. לעומת זאת, יש לפתוח מחדש מסקנות על אחריות או סיום ההסכם אם הנספח או התנאים משנים את הבסיס שלהן. עצם העובדה שסעיף כבר נבדק אינה מוכיחה שהמסקנה עדיין מתאימה.

השותף מקבל את ההיקף המקורי, המסמכים החדשים, העבודה שהושלמה, הסעיפים שעלולים להיות מושפעים והשאלות הפתוחות. בדוגמה הזאת הוא בוחר עורך דין בעל ניסיון בהגנת הפרטיות להמשך הניתוח. עורך הדין המקבל בוחן את הנספח, התנאים והשלכותיהם על הסעיפים הרלוונטיים, תוך שימוש מבוקר בעבודה הקיימת. השותף מתעד איזו עבודה נוספת תוצע ללקוח. בחירת עורך הדין אינה כשלעצמה אישור להרחבת ההתחייבות כלפי הלקוח.

במסלול Practice של Wisanna המשרד יכול להגדיר תוכניות עבודה לתיקים, תפקידים ואחראים לשלבים. תוכניות עבודה מובנות זמינות החל ממסלול Pro. העברת שלב לעמית יוצרת פריט ב-Inbox, והאנשים בוחרים מי יקבל את העבודה. המשרד קובע את גבולות השירות ואת קריטריוני הבדיקה. התיק יכול לשמור מסמכים, עובדות מאומתות או מתוקנות, החלטות ועבודה קשורה להמשך השימוש. תוצרים שנעזרו בבינה מלאכותית דורשים בדיקת עורך דין.

הערכת המאמץ והאיכות לפני התחייבות ללקוחות

להערכת הפיילוט משתמשים ביומן ידני ומשווים לבדיקות דומות שבוצעו קודם. מפרידים בין משימות רגילות לחריגות ומתעדים הבדלים במורכבות, בשלמות המסמכים ובהרכב הצוות. רושמים זמן עבודה, זמן בדיקת שותף, המתנה להעברת עבודה, ניתוח חוזר, תדירות חריגות ועבודה שמחוץ להיקף. בחישוב הכולל נכלל גם הזמן לתכנון התוכנית ולעדכונה. קיצור ההמתנה לבדו אינו מוכיח חיסכון כספי או הכנסה נוספת.

לצד המאמץ, השותף בוחן כיסוי של סוגיות מהותיות, ביסוס המלצות, התאמה לעמדות הלקוח ותיקונים או פתיחה מחדש לאחר הבדיקה. אפשר לשקול להציע את השירות כשההיקף שנבדק מתברר כמעשי והמאמץ סביר תוך שמירה על איכות. חריגות חוזרות עשויות להצדיק צמצום; ראיות מעטות או לא עקביות מחייבות המשך בדיקה. לפגישת עבודה עם Wisanna, הביאו דוגמה ללא פרטים מזהים של משימה רגילה ושל חריגה מורכבת, כדי לבחון את התוכנית לפני התחייבות ללקוחות.