De la aprobarea instrumentului la decizia pentru fiecare cauză
Un cabinet din România pregătește pentru un client o notificare într-o procedură de concurență. Dosarul cuprinde contractul analizat, corespondență internă, date cu caracter personal și informații comerciale confidențiale. Cabinetul tocmai a achiziționat un instrument de inteligență artificială, iar echipa vrea să îl folosească pentru a organiza documentele și a pregăti un memorandum preliminar. Întrebarea utilă nu este însă dacă instrumentul a fost aprobat în general, ci dacă poate fi folosit pentru această însărcinare, cu aceste documente și în condițiile impuse de client. Răspunsul poate fi „da”, „nu” sau „da, dar numai cu anumite condiții”.
O aprobare la nivelul cabinetului confirmă, în cel mai bun caz, că au fost examinate anumite caracteristici ale furnizorului și ale produsului. Ea nu stabilește automat adecvarea fiecărei utilizări. Un instrument acceptabil pentru cercetarea unor surse publice poate să nu fie potrivit pentru prelucrarea anexelor confidențiale ale unui contract. O funcție permisă pentru uz intern poate ridica alte probleme dacă rezultatul intră într-o notificare transmisă unei autorități. Regulamentul UE privind inteligența artificială accentuează importanța scopului, a rolurilor și a modului concret de utilizare. În paralel, continuă să conteze obligațiile privind secretul profesional, protecția datelor, securitatea și instrucțiunile clientului.
Utilizarea concretă
Evaluarea pornește de la sarcina juridică, documentele implicate, persoanele afectate, instrucțiunile clientului și destinația rezultatului.
Trei rezultate
Cabinetul poate accepta utilizarea, o poate interzice sau o poate permite numai în condiții documentate.
Aprobarea se revizuiește
Funcțiile noi, documentele sensibile și schimbările furnizorului sau ale instrucțiunilor clientului pot redeschide decizia.
Descrierea utilizării și stabilirea rolurilor
Prima etapă este descrierea restrânsă a utilizării preconizate. Echipa ar trebui să consemneze ce sarcină urmează să fie efectuată, ce documente vor fi introduse, cine este afectat, în ce jurisdicție se desfășoară cauza și ce rezultat va fi produs. „Folosirea AI în dosar” este prea vag. O descriere utilă ar putea fi: extragerea din 25 de acorduri de distribuție a clauzelor privind exclusivitatea, pentru pregătirea unui tabel intern verificat de avocat, fără generarea notificării finale. Această delimitare separă analiza documentară internă de redactarea unui act depus și permite identificarea persoanelor vizate și a restricțiilor relevante.
A doua etapă este stabilirea rolurilor înainte de atribuirea obligațiilor. Furnizorul poate fi furnizorul sistemului în sensul Regulamentului privind inteligența artificială, iar cabinetul poate acționa ca implementator atunci când folosește sistemul sub propria autoritate. Totuși, etichetele nu trebuie aplicate mecanic: dacă echipa modifică substanțial instrumentul, îi schimbă scopul preconizat sau îl integrează într-un alt proces, analiza se poate schimba. Separat, în materia protecției datelor, trebuie stabilit dacă firma acționează ca operator ori persoană împuternicită de operator și care este rolul furnizorului. Aceste categorii juridice răspund unor întrebări diferite și nu sunt interschimbabile.
Compararea scopului cu filtrul informațiilor
Echipa trebuie apoi să compare scopul comercializat al produsului cu utilizarea planificată. Faptul că un produs este prezentat drept „AI pentru profesioniști” nu demonstrează că poate analiza orice dosar sau produce orice document. Contează instrucțiunile aplicabile, funcția activată, configurația tehnică și modificările făcute de cabinet. Trebuie verificat și dacă utilizarea ar influența o persoană într-un mod care nu a fost avut în vedere la achiziție. De exemplu, rezumarea unor clauze pentru informarea internă diferă de folosirea unui scor generat automat pentru a recomanda încetarea unui acord ori pentru a caracteriza comportamentul unei persoane menționate în dosar.
A treia etapă este filtrul privind informațiile. Pentru fiecare categorie de documente, cabinetul ar trebui să întrebe dacă apar secrete comerciale, date cu caracter personal, categorii speciale de date, materiale protejate de secretul profesional sau restricții contractuale impuse de client. Acordul de asistență juridică, politica de securitate a clientului ori instrucțiunile primite pentru procedura de concurență pot interzice încărcarea în servicii externe sau pot solicita aprobare prealabilă. Trebuie clarificate locația și durata stocării, accesul personalului autorizat, eventualele persoane subîmputernicite și utilizarea datelor pentru dezvoltarea modelului. Absența unui răspuns verificabil este ea însăși relevantă pentru decizie.
Condițiile de funcționare și procesul-verbal al deciziei
Rezultatul filtrului nu trebuie redus la o bifă. Cabinetul poate aproba utilizarea numai pentru documente anonimizate, poate exclude anumite anexe sau poate limita instrumentul la identificarea clauzelor, fără redactarea memorandumului. Alte condiții pot include un spațiu de lucru autorizat, o listă nominală de utilizatori, jurnalizarea activității și interdicția de a introduce informații dintr-un anumit segment al dosarului. Dacă instrucțiunile clientului exclud prelucrarea externă ori furnizorul nu explică suficient tratarea datelor, decizia adecvată poate fi refuzul utilizării, chiar dacă produsul este aprobat pentru alte cauze.
A patra etapă stabilește condițiile de funcționare și pragurile de escaladare. Înainte de începerea lucrului trebuie precizat cine poate opri procesul, cui îi este raportat un incident și ce evenimente impun reevaluarea: o divulgare neintenționată, un rezultat inexplicabil, o schimbare a furnizorului, activarea unei funcții noi sau extinderea sarcinii de la tabel intern la notificare externă. Dosarul ar trebui să păstreze informații suficiente pentru reconstruirea deciziei: versiunea instrumentului, setările importante, categoriile de documente, condițiile aprobării și destinația rezultatului. Nu este necesară păstrarea nelimitată a tuturor rezultatelor; perioada trebuie stabilită deliberat.
A cincea etapă este un proces-verbal scurt privind utilizarea în cauza respectivă. Acesta poate cuprinde scopul, rolurile identificate, tipurile de date, restricțiile clientului, condițiile operaționale, persoana care aprobă și unul dintre cele trei rezultate: utilizare acceptată, utilizare condiționată sau utilizare interzisă. Documentul trebuie să indice și factorii care declanșează revizuirea. Dacă furnizorul schimbă termenii, clientul transmite instrucțiuni noi, se adaugă documente sensibile ori clasificarea juridică a utilizării este reevaluată, aprobarea inițială nu trebuie tratată ca permanentă. Astfel, cabinetul transformă politica generală într-o decizie aplicabilă și verificabilă.
Wisanna în investigația prealabilă a utilizării
Wisanna este un spațiu de lucru legal-AI privat și securizat, conceput pentru avocați. Funcționalitățile disponibile în Wisanna includ AI Chat, un add-in pentru Microsoft Word și Wisanna Draft pentru documente juridice editabile. Aceste caracteristici pot fi luate în considerare într-o analiză de utilizare, dar nu înlocuiesc evaluarea dosarului, a contractului, a documentelor și a instrucțiunilor clientului. Niciun rezultat AI nu trebuie presupus automat corect sau final. Cabinetul trebuie să decidă separat ce informații pot intra în spațiul de lucru și în ce scop poate fi folosit fiecare rezultat.
Înainte ca AI să intre în activitatea pentru client, Wisanna poate sprijini investigația prealabilă ajutând profesioniștii din domeniul juridic să formuleze și să organizeze întrebările privind utilizarea propusă. Valoarea practică a porții de decizie constă în precizie: ce clauză este analizată, din ce acord, pentru ce memorandum, în beneficiul cărui client și cu ce restricții? O demonstrație a produsului poate arăta suprafețele disponibile, însă nu poate decide în locul cabinetului dacă un anumit dosar este eligibil. O decizie bine documentată permite adoptarea fără aprobări generale excesive și fără presupunerea că achiziția unui instrument autorizează orice utilizare ulterioară.
Organizați evaluarea AI înainte de utilizarea în dosar
Wisanna îi poate ajuta pe avocați să formuleze și să organizeze întrebările despre sarcină, documente, restricții și destinația rezultatului.
Vezi cum arată un flux Wisanna pentru lucru juridic controlat