מאישור כללי להחלטת שימוש מבוססת
משרד עורכי דין ברומניה מכין עבור לקוח הודעה במסגרת הליך בדיני תחרות. תיק העניין כולל את ההסכם הנבדק, תכתובות פנימיות, מידע אישי ורשומות מסחריות חסויות. המשרד רכש כלי בינה מלאכותית משפטי, והצוות מבקש להיעזר בו לארגון המסמכים ולהכנת מזכר ראשוני. השאלה המעשית איננה אם הכלי אושר באופן כללי, אלא אם מותר להשתמש בו במשימה המסוימת הזאת, עם החומרים האלה ובהתאם להוראות הלקוח. שער החלטה יעיל צריך לאפשר שלוש תוצאות: שימוש מותר, שימוש אסור או שימוש המותר בכפוף לתנאים מוגדרים.
אישור רוחבי של כלי אינו מכריע את התאמתו לכל תיק. ייתכן שבדיקת הרכש עסקה בספק, באבטחה ובתנאים החוזיים, אך לא בחנה כל שימוש עתידי. כלי המתאים למחקר במקורות פומביים אינו בהכרח מתאים לנספחים חסויים של חוזה. פונקציה המותרת לצורך מיפוי פנימי עשויה לחייב בחינה אחרת כאשר הפלט משפיע על מסמך המוגש לרשות. חוק הבינה המלאכותית של האיחוד האירופי מחדד את חשיבות המטרה המיועדת, תפקידי הצדדים ואופן ההטמעה בפועל. לצדו ממשיכות לחול חובות סודיות מקצועית, הגנת מידע, אבטחה והוראות טיפול שנקבעו בידי הלקוח.
מגדירים שימוש מדויק
הבדיקה מתייחסת למשימה המשפטית, למסמכים, לאנשים המושפעים, להוראות הלקוח וליעד הפלט.
שלוש תוצאות אפשריות
השימוש בתיק המסוים יכול להיות מותר, אסור או מותנה בדרישות תפעוליות מתועדות.
החלטה ניתנת לפתיחה
שינוי בפונקציה, במסמכים, בתנאי הספק, בהוראות הלקוח או בסיווג המשפטי מחייב בחינה מחדש.
הגדרת השימוש ומיפוי תפקידים
בשלב הראשון יש לתאר את השימוש המיועד באופן צר ומדויק: מהי המשימה המשפטית, אילו מסמכים יוזנו, מי האנשים המושפעים, מהי סמכות השיפוט ומה יהיה יעד הפלט. הניסוח „שימוש ב-AI בתיק” אינו מספיק. תיאור ניתן לבדיקה יהיה, למשל: חילוץ סעיפי בלעדיות מ-25 הסכמי הפצה לצורך טבלה פנימית שתשמש להכנת מזכר, בלי להפיק את ההודעה הסופית לרשות. כך ניתן להבחין בין ניתוח פנימי לבין תוצר משפטי חיצוני, ולזהות מראש מידע אישי, מגבלות חוזיות ואפשרות להרחבת המשימה.
בשלב השני ממפים תפקידים לפני שמסיקים אילו חובות רלוונטיות. הספק עשוי להיות ספק המערכת לפי חוק הבינה המלאכותית, והמשרד עשוי להיות גורם מטמיע כאשר הוא מפעיל אותה בסמכותו. עם זאת, שינוי מהותי, שינוי במטרה המיועדת או שילוב המערכת בתהליך אחר עשויים לשנות את הניתוח. במקביל נדרש מיפוי נפרד לפי דיני הגנת המידע: יש לברר אם המשרד הוא בעל שליטה במידע או מעבד מידע במסגרת ההתקשרות, ומהו מעמד הספק. תפקידי חוק הבינה המלאכותית, תפקידי הגנת המידע, יחסי המשרד עם הלקוח והחובות המקצועיות אינם מונחים חלופיים.
בחינת הייעוד ובדיקת המידע
יש גם להפריד בין הייעוד שהספק משווק לבין אופן השימוש שהצוות מתכנן. הכותרת „AI לאנשי מקצוע” אינה מוכיחה התאמה לכל מסמך או הליך. יש לבדוק את הוראות הספק, הפונקציה הפעילה, הגדרות המערכת והשינויים שביצע המשרד. סיכום סעיפים לצורך מזכר פנימי שונה מהסתמכות על ציון אוטומטי כדי להמליץ על ביטול הסכם או לאפיין התנהגות של אדם שתכתובותיו נמצאות בתיק. המיפוי חייב להתייחס לפעולה האמיתית ולתוצאה שלה, ולא רק לשם המוצר או לקטגוריה שבה נרכש.
בשלב השלישי בודקים את המידע לפי סוגי מסמכים. יש לזהות מידע חסוי של הלקוח, מידע אישי, מידע רגיש, חומר הנהנה מחיסיון, סודות מסחריים ומסמכים הכפופים למגבלות טיפול מיוחדות. הסכם שכר הטרחה, מדיניות האבטחה של הלקוח או הוראותיו בתיק התחרות עשויים לאסור העלאה לשירות חיצוני או לדרוש אישור מראש. על המשרד לברר היכן המידע נשמר ולכמה זמן, מי רשאי לגשת אליו, האם מעורבים ספקי משנה, כיצד מתבצעת מחיקה והאם החומר משמש לפיתוח מודלים. תשובה שאינה ניתנת לאימות היא פער שיש לתעד, לא הנחה לטובת השימוש.
תנאי הפעלה ורשומת שימוש מתעדכנת
תוצאת הבדיקה צריכה להיות מעשית. אפשר להתיר רק מסמכים שהושחרו, להחריג נספחים מסוימים או להגביל את הכלי לאיתור סעיפים בלי לאפשר הפקת המזכר. ניתן לדרוש סביבת עבודה מאושרת, משתמשים נקובים, תיעוד פעילות ואיסור להזין חלק רגיש מן התיק. אם הוראות הלקוח אוסרות עיבוד חיצוני, אם זרימת המידע אינה מתיישבת עם החוזה או אם הספק אינו מסביר כיצד נשמר החומר, התוצאה עשויה להיות איסור שימוש בעניין הזה. אין פירוש הדבר שהכלי נפסל לכל עבודה; ההחלטה קשורה לשימוש המסוים.
בשלב הרביעי קובעים תנאי הפעלה ונקודות הסלמה. יש להגדיר מי מוסמך לעצור את השימוש, למי מדווח אירוע ואילו שינויים מקפיאים את האישור: חשיפה בלתי מכוונת, פלט שאינו ניתן להסבר, שינוי בתנאי הספק, הפעלת פונקציה חדשה או מעבר מטבלה פנימית להודעה חיצונית. יש לשמור מידע שמאפשר לשחזר את ההחלטה, כגון גרסת הכלי, הגדרות חשובות, סוגי המסמכים, תנאי האישור ויעד הפלט. גם משך שמירת התוצרים צריך להיקבע במפורש; שמירה ללא הגבלה ומחיקה מיידית אינן ברירות מחדל ניטרליות.
בשלב החמישי מפיקים רשומת שימוש קצרה הניתנת לעדכון. היא כוללת את מטרת השימוש, התפקידים, סוגי המידע, מגבלות הלקוח, תנאי ההפעלה, הגורם המאשר והתוצאה: מותר, מותנה או אסור. הרשומה צריכה לציין מה פותח מחדש את ההחלטה—מסמכים רגישים נוספים, הוראות חדשות מן הלקוח, שינוי בתנאי הספק, גרסה חדשה או סיווג משפטי אחר. כך מדיניות מופשטת הופכת להחלטה שניתן ליישם ולשחזר ביחס להסכם, לתיק ולתוצר המשפטי המסוים.
Wisanna והבירור המקדים לפני הטמעה
Wisanna היא סביבת עבודה פרטית ומאובטחת לבינה מלאכותית משפטית, שנבנתה עבור עורכי דין. הממשקים הפומביים שלה כוללים AI Chat, תוסף ל-Microsoft Word ו-Wisanna Draft ליצירת מסמכים משפטיים הניתנים לעריכה. עובדות אלה עשויות להיכלל בבדיקת השימוש, אך אינן מחליפות בחינה של התיק, החוזה, הוראות הלקוח והמידע שיוזן. תוצרי AI אינם נכונים או סופיים באופן אוטומטי. על המשרד להחליט בנפרד איזה חומר רשאי להיכנס לסביבת העבודה ולאיזו מטרה ניתן להשתמש בפלט.
לפני שילוב AI בעבודה עבור לקוח, Wisanna יכולה לסייע בבירור המקדים באמצעות ניסוח וארגון השאלות שאנשי המקצוע צריכים להציג לגבי השימוש המוצע. השער מועיל כאשר השאלות קונקרטיות: איזה סעיף, מאיזה הסכם, לאיזה מזכר, ביחס לאילו אנשים ובכפוף לאילו מגבלות? הדגמת מוצר יכולה להבהיר את הממשקים הזמינים, אך אינה יכולה לקבוע בשם המשרד אם תיק מסוים מתאים לשימוש. החלטה מתועדת מונעת את ההנחה שרכישת כלי מתירה כל הטמעה, ומאפשרת לבחון מחדש את האישור כאשר הכלי, העניין או הסיווג משתנים.
מארגנים את בדיקת השימוש לפני הכנסת AI לתיק
Wisanna יכולה לסייע לאנשי מקצוע משפטיים לנסח ולארגן שאלות ממוקדות על המשימה, החומרים, המגבלות ויעד הפלט.
ראו איך Wisanna שומרת את השליטה אצל עורך הדין