Wisanna כמערכת ההפעלה של העבודה המשפטית

התוצר המבוקש מכוון את תוכנית העבודה

ההחלטה הראשונה היא לסווג את הפנייה לפי התוצר המבוקש. בתיק החוב, המשרד הבדיוני יכול להגדיר בירור עובדתי, מחקר משפטי, השוואת דרכי פעולה, ניסוח ובדיקת שותפה. עורך הדין המטפל יהיה אחראי להכנה ולניסוח, והשותפה לבחינת ההמלצה. בהסכם האספקה, התוכנית יכולה להתחיל בבירור ההנחיות המסחריות ולהמשיך בניתוח סיכונים, בחירת עמדות למשא ומתן, תיקון הנוסח ובדיקה סופית. אלה בחירות של המשרד לצורך הדוגמה, ולא מסלולים שהמערכת מחייבת.

לאחר מכן בוחרים או מתאימים את תוכנית העבודה למידע שכבר קיים. בתיק החוב, עורך הדין יכול להתחיל ב-File check כדי לבדוק אם החומר מאפשר להכין המלצה. בהסכם, הוא עשוי להחליט שצריך תחילה לברר מה הלקוח מבקש להשיג מבחינה מסחרית. אפשר לשנות את הסדר כאשר מתקבל מידע חדש. השלב הזה צריך להפיק הנחיה ברורה למי שממשיך בעבודה: מה נדרש להכין, איזו שאלה צריך לפתור ומה עלול לשנות את הכיוון.

השלמת מידע ומחקר עם File check ו-Research

File check בוחן את התיק לפי המטרה שהגדיר עורך הדין, מזהה פערי מידע ומכין בקשות להשלמה לפי האדם שיכול להשיב. במחלוקת על התשלום, השאלות עשויות לעסוק בהוכחת האספקה, בתשלומים חלקיים או בטענות החייב. בהסכם, הן עשויות לעסוק בתנאי הקבלה, בהיקפי האספקה או בגמישות של הלקוח במשא ומתן. הצוות מחליט אילו תשובות נחוצות לפני שממשיכים. הבקשות אינן נשלחות אוטומטית; עורכי הדין קובעים מה לבקש ומתי.

Research משמש לשאלה משפטית מוגדרת. בתיק החוב, השאלה יכולה לעסוק במשמעות המשפטית של טענה שהועלתה נגד התשלום. בהסכם, היא יכולה לעסוק בהשלכות של סעיף אחריות מוצע. הממצאים מוצגים עם מצב אימות המקורות, לרבות חומר שלא נמצא או שלא ניתן היה לאמת בחיפוש. מי שממשיך בניתוח מקבל תמונה של התמיכה שנמצאה ושל הבירור שעוד נדרש. Research אינו מבטיח מחקר ממצה או נכון, ועורך הדין בוחן את התאמת הממצאים לשימוש המבוקש.

בחירת עמדה, העברת שלב והכנת התוצר ב-Draft

Position תומך בהחלטה אחרת: איזו דרך פעולה לקדם. בתיק החוב אפשר להשוות בין מכתב דרישה, המשך משא ומתן והכנה להליך משפטי, לפי הראיות, הסיכונים והמידע החסר. בהסכם אפשר להשוות בין נוסח מועדף לנוסח פשרה ולברר באילו תנאים הפשרה מתאימה. Position מסייע בהשוואת האפשרויות והתלויות שלהן. עורך הדין בוחר, משלב או מנסח את העמדה להמשך. המחקר יכול להקדים את ההשוואה או לענות על שאלה שעולה ממנה.

חלוקת האחריות מקבלת ביטוי מעשי בהעברת שלב לעמית. במסלול Practice, העברה כזאת יוצרת פריט ב-Inbox. Wisanna אינה מקצה עבודה אוטומטית לפי שווי התיק או מורכבותו. בדוגמה, עורך הדין יכול להעביר לשותפה את השוואת דרכי הגבייה ולעמית בעל התמחות מתאימה סוגיה חוזית מסוימת. העברה מועילה מבהירה איזו החלטה נדרשת ומה נותר פתוח. התיק מרכז מסמכים, עובדות שאושרו או תוקנו, מקורות, החלטות ועבודות קשורות. עורכי הדין שולטים במה שנשמר בזיכרון התיק.

ב-Draft שני המסלולים מתקדמים לתוצרים שונים: מכתב דרישה והסכם אספקה מתוקן. Draft מחזיק מסמך שניתן לעריכה, גרסאות, סקירת שינויים, ניתוח סיכונים שנשמר ותיקונים מתוכננים. עמיתים יכולים לבדוק טיוטה, והאישור קשור לגרסה מסוימת. הצוות צריך לבדוק שהמסמך שנמסר הוא הגרסה שאושרה. עורך הדין אחראי לתוצר הסופי. Wisanna מציעה בתיק את Chat, Draft, File check, Research ו-Position כסוגי עבודה נפרדים, כאשר הזמינות עשויה להיות תלויה במסלול.

מעקב אחר שלב התיק ומדידת התוצאות

מבחינת מנהלת התחום, אפשר לבחון באיזה שלב נמצא כל תיק והיכן העבודה ממתינה. Wisanna יכולה להציג תיקים לפי שלב בתוכנית ולהבליט פריטי בדיקה והעברה. הצוות קובע ומנהל את מועדי המסירה; התוכניות אינן אוכפות מועדים, רמות שירות או אישורים אוטומטיים. את התוצאות יש להשוות בתוך אותו סוג עניין: הזמן מפתיחת התיק ועד לתוצר ראשון שניתן לבדיקה, זמני ההמתנה בכל שלב והזמן עד לגרסה המאושרת. יש להתחשב במורכבות, בהרכב הצוות ובמידע שהתקבל בתחילת העבודה.

מסלול עבודה חוזר עשוי לצמצם עיכובים שניתן למנוע בהכנה ובהעברה בין עמיתים, אך צריך למדוד זאת במשרד עצמו. לצד הזמן, בודקים תיקונים חוזרים, איכות מקורות, כיסוי הסוגיות המשפטיות והתאמה בין האישור לגרסה שנמסרה. שתי הפניות מלמדות שאותם כלי עבודה יכולים לשרת מטרות שונות בתוכניות שהמשרד מגדיר. להדגמת Wisanna, בחרו סוג עניין חוזר, בדיוני או לאחר הסרת מידע חסוי, ובחנו את השלבים, האחראים וההחלטות הדרושים כדי להגיע לתוצר שהצוות מבקש למסור.